大原则
制作PPT是商务人士的“必备技能”
一听说要“制作PPT”，您的头脑中会产生什么样的情绪呢？“麻烦死了”“太费时间”“我的死穴啊”……是不是很多朋友都会产生类似的畏难情绪？根据PRESIDENT杂志社的调查（PRESIDENT杂志，年11月17日号），对于制作PPT，有43.7%的商务人士回答“没有自信”。而把调查范围扩大到一般职员的话，回答“没有自信”的比例更是上升至54.8%。可见，还是有相当多的商务人士对制作PPT不太在行。
我从事战略顾问工作的时候，和很多企业打过交道，帮其策划新事业或实施组织机构改革。在和客户企业合作的过程中，我发现企业里部分管理人员制作PPT的能力比较低，而这项能力的缺失，已经成为企业发展的一大障碍。我举一些简单的例子，有的人策划出的方案真的很棒，但由于他不善于制作PPT，做成资料后大家都看不懂，结果很好的方案就被否决了；也有的人在制作PPT的时候遗漏了重要信息，在说明的时候还要通过口头讲解加以补充，结果使演示的效果大打折扣。
可能很多朋友会想，不就是制作PPT嘛，有什么了不起的！但我在实际工作中接触过太多PPT做得不好而导致好的提案被人无视的情况。所以我坚信，制作优秀PPT的技能，是商务人士必备的。
根据前面讲过的调查，按照从一般职员到股长、主任，科长、次长，部长，再到经营者、董事的顺序，商务人士的阶层越高，对制作PPT就越有自信。在经营者、董事阶层，有79.4%的人回答“对制作PPT有自信”。可能有朋友会认为，那是因为在公司里阶层越高的人制作PPT的机会越多，锻炼机会多，能力自然就高。但根据我的经验，这个逻辑关系应该正好相反：因为制作PPT的水平高，获得晋升的概率才高。
接下来，我将从总体上讲一讲制作PPT的重要性，并分析很多人不善于制作PPT的原因。另外，PPT分为哪些种类，我们应该重点掌握哪些制作PPT的技能，都是我在本章中将要讲解的内容。
原则制作PPT是商务人士的“必备技能”
读者朋友们，我先问你们一个问题，你们可曾系统地学习过制作PPT的技能？恐怕很多朋友都没有系统地学过吧。在实际工作中我切身感受到，虽然很多商务人士几乎每天都要和PPT打交道，但基本上没有哪家公司、机构会教人们制作PPT的技能。所以，能够用正确的方法制作PPT的商务人士也是少之又少。
在从事战略顾问工作的时候，我接触到很多优秀的商务人士，他们对自己公司内部的改革方案、开拓新事业的策划都有很深入的见解。但是，方案、策划虽好，他们却欠缺制作PPT的能力，导致大多数好点子都石沉大海了。好的方案、策划无法得到实施，很大程度上是因为PPT没做好，可很多人依然没有意识到这一点。
日本企业有终身雇佣制的传统，所以，在很多老职员的心中，开展工作应该依赖于过去的经验，那可是众多前辈积累下来的经验，而通过PPT进行沟通并没有太多必要。但是，时代已经不同，当今，一家企业需要多种多样的新型人才，通过充分的沟通让团队创造出更多的附加价值已经成为推动事业发展的常识，单凭以往积累的经验，已经无法帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出了。
这也是我在年开办PPT制作讲座的一个契机。如果职员能掌握制作PPT的高超技巧，那么他们在公司中的生产性、创造性将会得到飞跃式的提升。
原则不擅长英语的日本人，更应该通过PPT进行沟通
随着经济全球化的不断深入，在商务交往中，PPT的重要性更加凸显。以前有段时期，我为国际NGO工作，曾在非洲赞比亚、南亚孟加拉国开展项目。在当地工作的时候，和其他国家的合作伙伴交流时，只能使用英语，因为日本人的英语普遍不太过关，所以在沟通过程中误解连连。尤其是举行电话会议的时候，那彼此之间意思上的误解就更多了。
于是，我想到了另外一种沟通方式，就是以PPT为基础进行沟通。在举行电话会议之前，我一定会给参会各方发送PPT，然后再分别打电话对资料内容进行说明。如果对方有异议的话，我会请他把自己的想法添加到PPT里，再发给我仔细研究。结果，采用这个方法之后，沟通的效率和准确性得到了明显提升。
在和母语是英语的合作伙伴沟通时，这种方式同样有效。对方一般会以英语为优势，喋喋不休地高谈阔论，气势上就压我们一头。对这样的沟通对象，我会说：“我不太懂您的意思，请以我的PPT为基础进行讨论。如果您有异议的话，请添加到PPT中。”这样一来，对方的气势就缓和了很多，也愿意围绕我的PPT展开讨论。PPT中用的英语很蹩脚也没关系，如果对方看不懂其中的内容，就会向我询问，这正合我意。在给他们解释的过程中，事情就会按照我的步调发展了。
为了跟上经济全球化的步伐，相信很多商务人士都在拼命学习英语。当然，努力学习是一件好事。但是，日本人要达到和英语国家人士对等交流的水平，需要花费大量的时间和精力进行学习。而活用PPT进行交流，把对话引到自己的步调上，让沟通变得更加顺畅、有成效，岂不是一件事半功倍的好事？
原则PPT让人一目了然
一提到制作资料，很多人首先想到的是Word。但实际上，为了顺利推动工作的展开，PPT才是真正的“润滑剂”。
（1）可以使用图解、图表进行说明。
（2）信息更加清晰、明确。
PPT在以上两点所具有的优势，是Wor所无法比拟的。
使用Word软件制作资料，基本上是以文字说明为基础的，不太适合使用图解、图表这些表现形式。虽然Word文件也可以插入形状、表格等，但最多也就是文字的补充说明。另一方面，PPT是以图解、图表为中心进行说明的，所以更加直观，更便于读者、听众的理解。
另外，因为Word资料文字较多，读者需要花较长时间阅读内容，想抓住内容的重点，还需要一定的分析和思考。而PPT就直观得多，以幻灯片的形式演示，每一页的信息简单、明了，重点突出，读者一眼就能看懂。
因为PPT有上述特征，在现在的商务工作中，提案书、策划书等基本上都会用PPT进行演示。因此也可以说，制作优秀PPT的能力，是商务人士必不可少的。
原则公司不会教我们制作PPT的正确方法
制作PPT的能力如此重要，可现在没有哪家公司会教职员这项能力。这是为什么呢？
大家都知道，Excel软件的使用方法已经被研究得很透彻了，很多公司都会培训员工Excel软件的使用方法。但PowerPoint的正确使用方法还没有大规模渗透所有公司，在大部分公司里，也没有几个人熟知PowerPoint的正确使用方法，因此也就谈不上普及了。在公司里，即使一个职员制作PPT的技术很差劲，上司最多只会说一句“你做的PPT太蹩脚！”，而根本没法指导部下如何改善这个问题，所以也只能让制作PPT的低水平状态持续下去。
我觉得还有另外一个原因，就是现在公司中掌管大权的管理者，年纪都已经不小，他们对软件的应用都不太习惯。尤其是50岁以上的管理者，在他们年轻时奋斗的年代，还没有PowerPoint这种东西，他们的工作经验都建立在没有这些软件的基础之上，所以对于软件他们都不太重视。在我向这些高级管理者介绍制作PPT的重要性时，他们的反应大多是：“什么？资料的制作方法？那不过是细枝末节的小事。我们不能舍本逐末。”
很多公司的常态是，高级管理者不会自己制作PPT，都把这些工作交给部下代办。看到部下制作的PPT，高级管理者做出的反馈也大多是“跟着感觉走”，没有一个专业的评判标准。在这个瞬息万变的时代，如果上司还在用过时的经验教育、指导年轻职员，那么可以想象，这样的公司终将被时代的大潮淘汰。换句话说，公司职员已经不能完全依靠公司提供的职业技能培训了，必须自己想办法。
原则演示资料不等于说明资料
在大多数人的观念中，PPT就是演示资料，但实际上这是一个极大的误解。对一般商务人士来说，PPT大多数情况是被当作“说明资料”使用的，而使用PowerPoint制作演示资料的机会并不多。
以外资战略顾问工作为例，只有在项目开题会议、中期报告会议和最终报告会议等有限的场合才会用到PPT演示资料。而一般会议和谈判，大多使用PPT说明资料。另外，PPT说明资料也常被作为策划书、提案书的附件使用。
演示资料和说明资料有较大的区别。演示资料是指在演示会上，演示者用来辅助自己演讲的资料（所谓visualaid，可视化辅助）。而说明资料是不需要他人口头说明，对方自己就能读懂的资料。
史蒂夫·乔布斯、孙正义在演讲时所使用的演示资料，说到底是为他们演讲服务的，这种资料就不属于说明资料。在这种情况下，史蒂夫·乔布斯和孙正义的口头演讲是最主要的内容。老师让学生制作PPT说明资料的时候，学生们常会模仿史蒂夫·乔布斯或孙正义等名人演讲时使用的PPT，在里面粘贴大量图片，其实，这是不合格的说明资料，因为学生们把演示资料和说明资料混淆了。
说明资料并不是为在众人面前展示所制作的资料。因此，说明资料的文字比较多，字体比较小，而图片的用量应该控制在最低范围之内。另外，“易读”也是说明资料必备的一个特点。
本书主要讲解的是说明资料的制作方法和技巧。不过，只要您掌握了说明资料的制作方法和技巧，再制作演示资料就会容易很多。只要把说明资料的文字部分换成图片，在演示的时候由演示者对图片进行口头说明就行了。
反过来，将演示资料改编成说明资料就没那么容易了。使用演示资料的时候，演示者口头说明的内容是主角。而且，演示资料是以图片为中心制作的，理论支撑往往不那么充分，在没有口头讲解的情况下，读者不太容易读懂。换句话说，说明资料的理论支撑非常有力。
原则资料可以分为“提案型”和“说明型”两种
不同种类的资料，制作方法也大相径庭。从大的方面说，资料可以分为两类：提案型和说明型。策划书、提案书都属于提案型资料，主要是提出新的想法、方案。计划书、说明书则属于说明型资料，主要用于对业务实施的流程、情况、结果进行说明。
提案型资料，因为需要交由上司或客户做出判断，因此在内容中应该有充实的根据和可供判断的材料。另一方面，因为说明型资料是对已经决定实施的项目加以说明，不需要再做判断，所以与根据相比，具体、客观的描述更加重要。
我们来看一下著名的PDCA工作循环，分析不同阶段该使用哪种类型的资料。在Plan（计划）阶段，需要提案型的策划书、提案书，决定之后则需要说明性的计划书；在Do（实施）阶段，需要制作说明型的说明书；进入Check（验证）阶段，需要用说明性的报告书把问题点整理出来；到了最后的Action（改善）阶段，则需要提案型的改善提案书。由此可见，在我们的日常工作中，需要根据实际情况使用提案型资料和说明型资料，二者不可混淆。
在实际工作中，我们的头脑要时刻意识到“资料的PDCA循环”，分清当前的工作阶段该使用什么类型的资料。我见过不少企业虽然对业务流程把控得挺好，但工作中没有运用PDcA循环，也就更谈不上“资料的PDcA循环”了，结果他们使用的资料非常混乱。
举例来说，公司要开拓一个全新的项目，如果只有策划书，没有计划书、说明书的话，那策划只能停留在空想的阶段，无法指导一线工作人员去实施。所以，在这种情况下一定要注重“资料的PDCA循环”。
根据我的经验，我发现大多数商务人士比较擅长制作计划书、说明书等说明型的资料，但在面向上司或客户提出策划方案，需要制作提案型资料时，很多人就不那么在行了。我当战略顾问的时候，就帮很多企业在投标过程中，协助他们的职员制作了不少提案型资料。
很多人对于提案型资料的制作方法不太在行，或者心理上存在畏难情绪，所以这本书就来主要讲解提案型资料的制作方法。
“快速制作”“能够驱动他人”“无须说明”的PPT的重要性
如今，世界上有很多制作PPT的方法。比如，将一切都总结在一张A3纸上的丰田方式；尽量追求简洁，用Excel方格纸制作的ZEN方式……介绍PPT制作方法的书籍也是形成了一股热潮，在亚马逊中搜“PPT制作”，我就找到了本相关书。可以说我们简直被淹没在PPT制作的海洋中了。在信息爆炸的时代，我们该怎样选择其中的有用信息？哪些PPT制作技巧才是值得学习的呢？
在这么多年的工作经历中，我总共制作了多页的PPT。这些PPT有成功的，也有失败的，有的时候能够很好地传达我的想法，有的时候则难以让观众准确把握我的意思。成功是经验，失败也有收获，经过反思和总结，我发现制作PPT有三个重要的因素：第一是“驱动他人”，第二是“无须说明”，第三是“快速制作”。
掌握了上述三个要素之后，我相信一个商务人士就真正掌握了制作优质PPT的技巧。那为什么我觉得以上三个要素最为重要呢？接下来就分别为您讲解它们各自的重要性。
原则我们每天的日常工作，本质上就是要“驱动他人”
一说到“驱动他人”，可能大多数朋友会想到销售人员凭借三寸不烂之舌说得顾客心悦诚服，驱动他们购买自己的商品。其实，“驱动他人”的范畴非常广泛，绝不仅限于我们面对客户的时候。在大多数情况下，公司内部的工作，从本质上说也是要去“驱动他人”。
我们有了好的创意或策划方案，就得想方设法说服上司让他接受自己的想法；站在上司的角度，也得想办法激励不下去努力完成任务。这些都是驱动他人的典型例子。另外，想从同事那里得到好的建议，或者获得前辈的帮助，都需要打动他们的心。换句话说，我们在日常工作中，时时处处都需要驱动他人。
但另一方面，公司里不会有人专门教我们如何驱动他人，所以我们是在不断尝试、失败中慢慢成长的。难以通融的上司、不按指示行动的部下、无法沟通的同事……为了从这种困境中摆脱出来，我觉得我们有必要学习一下驱动他人的技巧。
原则制作能够“驱动他人”的PPT
所谓能够“驱动他人”的PPT，就是说读者在读了这份PPT之后，心里就明白了该怎么做，并能按照PPT的指示行动起来。可现实中，有太多的PPT让人看了之后不知如何是好。如果我们每天工作的本质是“驱动他人”的话，那么“无法驱动他人”的PPT，不就是一种浪费吗？
“驱动他人”并不是强迫别人去做事情。每个人都有自己的个性和脾气，受到别人强迫时，反而不愿采取行动，甚至还会产生抵触情绪或反抗行动。我所追求的“驱动他人”，是指激发他人内心的动力，消除他们不想做的想法，然后提出具体行动方案，让他们自觉、自愿地去做。
举个例子，从事战略顾问工作的时候，在向客户企业提出改革方案之前，我会先考察客户企业该项目负责人未来在公司里的动向。如果推测他有可能在两年之内调动工作，那我就会修改改革方案。因为如果我的方案要在三年之后才能显现出效果，那么这位项目负责人参与该项目的动力就不会太大，不会积极开展工作。在这种情况下，我提出的改革方案必须在两年内见到成效。
要想制作出真正能够“驱动他人”的PPT，必须在PPT制作之前对PPT的说明对象进行充分考察。
原则“无须说明”的PPT，就是自己的分身
要想将工作能力发挥到极致，在制作PPT的时候有一点需要注意，那就是PPT要具有“无须说明”的特性。顾名思义，“无须说明”就是指拿到我们制作的PPT后，不用我们再进行说明，读者自己就可以读懂。
“无须说明”的PPT有两个优点：第一，可以代替自己向别人传达想法；第二，可以向更多的人传达想法。
举例来说，在我向某大企业推销商品的时候，即使我说服了该公司的采购人员，该公司也不一定会采购。因为采购人员不能擅自拍板，他还要向公司高层介绍这种商品，等待高层管理者做出采购决定。很多情况下，采购人员并不十分了解这种商品，他向上司介绍的时候不一定能讲清楚。此时，如果我能制作一份“无须说明”的PPT，让采购人员递交给上司，那这份PPT就可以代替我向该公司高层管理者说明商品的特点。
另外，在运作一些大型项目的时候，需要所有参与人员对该项目有一个共同的认识。在这种情况下，如果单靠项目负责人以开会的形式口头向下属传达，那恐怕要花费很多的时间和精力。而且，层层向下传达，难免会产生误解。但如果能制作一份关于该项目的“无须说明”的PPT，将其分发给所有参与人员，就可以让他们同时了解项目的所有内容了。这样在思想上容易达成共识，还不会产生误解。
原则“无须说明”的PPT有五个要点
要想制作出“无须说明”的PPT，以下五个要点是必须掌握的：
（1）信息明确
（2）一目了然
（3）根据充分
（4）对信息加以整理
（5）对读者的要求要明确、具体
首先，向读者传达的信息一定要明确，切忌暧昧、模糊。即使PPT中用到了大量数据，其中要表达的关键点也要清晰明确地罗列出来。所以，在制作PPT之前，就应该对内容进行梳理，找到表达的关键点。
其次，要表达的关键点在PPT中一定要突出，让读者一目了然。通俗地讲，就是当读者拿到这份PPT的时候，不用细读，只要浏览一眼就能看出重点、要点。这就要求我们在制作PPT的时候尽量缩减文字量，多使用图解、图表的形式进行表达。
再次，根据是一份PPT的基石。缺乏根据的论点，没有说服力，无法打动读者。所以，我们事先有必要对构成根据的信息加以整理，让其更具条理性、层次性。最后，写明对读者的要求也很重要。如果只是说一句“期待您的配合！”，而没写明具体行动方案的话，读者想配合我们也不知道该做些什么呀！正确的例子是：“请在营销会议上把这个问题提出来讨论。”告诉读者具体该怎么做，才能让他们行动起来。
原则提高工作效率，“快速制作”PPT
通过前面几小节的学习，相信您已经认识到“驱动他人”和“无须说明”对一份PPT的重要性。下面就为您介绍最后一点——尽量快速制作资料，这一点也相当重要。
一听到外资战略顾问这样的职业，您头脑中会产生什么样的印象？是不是“瞬间就能看透一家企业在经营管理中存在的问题”“头脑转得飞快，创意一个接一个”“具有丰富的经营管理知识和经验”？我上大学的时候，对外资战略顾问的印象就是这样的。可是，当我迈出校门，应聘到一家外资战略顾问公司工作的时候，我感到分外惊讶，因为公司前辈们的工作速度比我想象中还要快！比如，一项工作中使用的20页PPT，他们五六小时就能做好，而制作一份简单的事业计划Excel表格，三小时就足够了。
他们的工作速度为什么那么快？工作效率为什么那么高？原因在于：第一，对工作方向的合理化规划；第二，具体操作过程的合理化。关于第一点，他们采取的方法有“对目标成果进行清晰设想的‘目标志向’”“以假说为基础向前进发的‘假说思考’”等技巧。
在操作速度方面，他们熟练掌握各种办公软件的操作，比如快捷键的使用，就可以大幅减少工作时间。另外，还有硬件方面的合理化。举例来说，我刚进公司的时候，公司给我配发了IBM（现在是联想）的ThinkPad笔记本电脑。用过ThinkPad笔记本电脑的朋友都知道，键盘中央有个“小红帽”，这个“小红帽”可以替代鼠标。只不过我非常不习惯用“小红帽”，于是就外接了一个鼠标来用。
结果，前辈问我：“你为什么要用鼠标？手在鼠标和键盘之间来回切换，那不是浪费时间嘛！”我不太能理解前辈的意思，于是他给我算了一笔账。他说：“你在用电脑工作的时候，假设每10秒手就要在鼠标和键盘之间往返一次，那么1分钟就要往返6次。假设往返一次需要0.5秒，那么1分钟就要浪费3秒，1小时就浪费秒（3分钟）。松上君，你现在一天工作18小时，那么因为手在鼠标和键盘之间往返就要损失54分钟。这将近一小时的时间用来睡觉不好吗？”从那以后我就不再用鼠标了，而是通过反复练习掌握了“小红帽”的使用方法。到现在，我也非常喜欢用ThinkPad这个系列的笔记本电脑。
这个例子也许有点极端，却是现实中发生的真实。由此可见，外资战略顾问为了追求极致的工作效率，已经把操作速度精确到秒了。
原则快速制作PPT，还能提升质量
一般人认为，工作速度太快，质量就会很粗糙。但实际上，快速制作PPT，反而能提高PPT的质量。我工作的第一家公司是外资的经营管理战略顾问公司，入职的第一年，有前辈建议我：“松上君，与其先思考，不如先干起来。”当时我以为“对战略顾问这一职业来说，应该先做后思考”，但现在反思起来，前辈的意思是，通过工作流程的合理化，提高工作速度，才能挤出更多的思考时间，提高工作质量。
对各种各样的信息进行充分的综合思考，才能提高工作的质量。换句话说，要想提高工作的质量，充足的“思考量”是绝对必需的。以金字塔为例，如果把金字塔的底边比喻成“思考量”，那么底边越长，金字塔的高度才能越高。金字塔的高度就是工作的质量。我们在这里所说的工作质量，就是指制作的PPT的质量。时间。思考时间增加了，思考量自然就增加了，于是，工作质量也会随之提高。
和公司的同事相比，我的学历不占优势，头脑也不算聪明。但是，通过提高工作速度，就创造出了更多的思考时间，于是，思考量上去了，我的工作质量也就上去了。所以，那时我的工作成绩并不输给那些聪明的同事。
